Melakukan safety meeting secara rutin yaitu komponen kunci dari setiap program keselamatan kerja yang terorganisir. Seperti yang kebanyakan Anda bisa buktikan, membuat orang mau memperhatikan atau berpartisipasi bukanlah hal yang mudah.
Kadang Anda harus kembali ke dasar untuk benar-benar menemukan mengapa partisipasi dalam meeting Anda kurang. Berikut 11 Tips untuk membuat safety meeting Anda lebih menarik :
- Persiapan sebelum Safety Meeting. Anda bisa tetap up-to-date tentang beberapa isu seputar keselamatan kerja dengan terus membaca berita mengenai K3 lalu membahasnya dengan ahli K3. Alat bantu visual seperti rekaman video juga dapat tingkatkan kemampuan Anda dalam berbicara. Pastikan Anda melihat setiap rekaman video atau slide yang akan Anda gunakan, dan periksa apakah video player atau proyektor bekerja dengan baik.
- Mulai dan akhiri rapat tepat saat. Jika Anda berjanji untuk lakukan rapat dengan singkat, maka kerjakanlah.
- Amati ketentuan FTTS. Fokus pada Tujuan dan Tetap Simpel. Berikan penjelasan hanya pada poin-poin kunci. Jangan membuat bosan peserta dengan berikan keterangan secara menyeluruh dalam satu sesi. Dalam hal ini, kurang berarti lebih!
- Tetapkan agenda Anda. Jadilah cukup fleksibel untuk menanggapi respons dari beberapa peserta, namun yakinkan untuk tidak lepas dari topik. Kontrol setiap pertemuan – jangan biarkan beralih menjadi jam sosial atau session jual beli.
- Buatlah Peserta Bertanya. Ingatkan peserta kalau tidak ada pertanyaan yang bodoh. Semua orang belajar saat seseorang mengajukan pertanyaan. Pertanyaan-pertanyaan ini akan membuat Anda tahu apakah peserta memperhatikan Anda atau tidak.
- Anda tak harus mempunyai semua jawaban. Jika Anda tidak tahu, mungkin Anda bisa merujuk pertanyaan pada pekerja lain yang memiliki pengalaman dalam grup. Atau berjanji untuk mencari tahu hal berkaitan dalam permasalahan itu dan melaporkan kembali ke safety talk selanjutnya.
- Temukan cara untuk melibatkan anggota kelompok. Ini akan membuat mereka tertarik dan membantu mereka untuk mengingat bahasan yang telah didiskusikan. Mintalah mereka untuk memberikan contoh bahaya dan perlindungan terkait dengan topik itu. Bisa juga memohon setiap orang untuk memilih pasangan, dan mereka bergiliran berlatih teknik keselamatan sesuai pembahasan.
- Gunakan Humor. Ini akan menjaga agar peserta tetap memperhatikan Anda. Hal ini juga memungkinkan mereka untuk lebih mengingat apa yang telah dibahas.
- Tunjukkan ketertarikan Anda terhadap topik dan para peserta. Persilakan peserta untuk berkomentar dan bertanya. Jika Anda antusias, peserta bisa jadi lebih antusias. Ulangi komentar mereka dalam kata-kata Anda sendiri untuk memastikan Anda mengerti.
- DENGARKAN apa yang peserta katakan kepada Anda. Ingat bahwa mengadakan safety talk mingguan adalah cara terbaik untuk tetap berhubungan dengan masalah keamanan saat ini. Hal tersebut juga adalah cara terbaik untuk menekankan setiap prestasi keselamatan yang telah diperoleh oleh kelompok. Jika Anda berjanji untuk menindaklanjuti kekhawatiran keamanan untuk (atau sebelum) pertemuan yang akan datang – adalah sangat penting untuk melakukannya.
- Perlakukan peserta Meeting dengan hormat. Perlu diingat bahwa mungkin banyak yang sudah memiliki pengalaman bertahun-tahun di tempat kerja dan beberapa mungkin telah benar-benar membantu mengembangkan beberapa prosedur keamanan yang sedang dibahas. Ketika Anda berbicara tentang topik keamanan yang akrab bagi mereka, jadikanlah sebagai review. Ingatkan mereka bahwa pekerja yang berpengalaman pun kadang-kadang bisa hanyut ke kebiasaan yang tidak aman selama periode waktu tertentu – bahkan jika mereka tahu lebih baik. Undang pekerja berpengalaman untuk mengomentari isu atau menunjukkan teknik untuk grup – ini akan membuat mereka tetap terlibat.
Akhiri pertemuan Anda dengan catatan positif dengan menjumlahkan poin-poin penting yang telah diuraikan dan tindakan lebih lanjut yang akan diambil sebagai hasil dari safety talk tersebut. Ingatlah untuk berterima kasih kepada para peserta atas keterlibatan mereka.
